随着学院社会影响的日益扩大，学院的对外信息报送和广告宣传显得愈发重要。一个阶段以来，在各级领导的重视和各系处的努力下，我院的对外信息报送和广告宣传成绩显著，在提升学院形象、扩大学院影响、增强学院知名度和美誉度方面发挥了重要作用。但由于缺乏相应的管理、规范和整合，我院的对外信息报送和广告宣传也还存在一些问题和缺点。为切实加强学院对外信息报送和广告宣传的管理，做到导向把关、口径统一、资源整合、程序规范，经学院办公会研究，现特作如下规定：

一、学院的对外信息报送和广告宣传，由校长办公室（以下简称院办）归口管理、统一把关，实行“事先审核，事后备忘”制度。

二、各系各部门凡以学院名义向上级机关、社会媒体或校外协作单位、团体报送各类信息的（含各类展览、会议材料等），其信息文本，包括文字稿和电子稿，在出校门前，均需填写《对外信息报送核准单》（见附件一），执行三级送审制，即：系处领导审核签字、院办核稿把关、院分管领导审阅签发。

三、各系各部门凡自行联系社会媒体来校进行采访活动的，事前应向院办告知，明确采访单位和采访内容等，并填写《社会媒体来校采访登记单》（见附件二），由院办协同参与组织接待采访活动。社会媒体采写的我校稿件，在见报前应尽可能先经院办并转分管领导审阅。

四、各系各部门需要向社会媒体及其它渠道投放广告的（如招生、招聘等），应先行填写《广告投放登记审批单》（见附件三），写明广告内容、广告渠道和广告费用等事项，由院办签署意见并报经分管院领导同意后，方可对外投放。

五、各系各部门需委托外单位制作对外宣传印刷品的，制作前应先填写《印刷品制作登记单》（见附件四），写明印刷品内容、类型、样式，以及承印单位、制作费用等情况，由院办签署意见并报经分管院领导同意后，方可委托制作。

六、各系各部门需对外发布广告或制作宣传用品的，应于每学期初编制年度（或学期）广告宣传（印刷品制作）计划，其中包括年度广告投放预算，经分管院长批准后，统一报院办备案。在各项费用实际发生并进行财务报销时，相应的发票应先交院办予以核实，再报财务总监审签。

七、对外信息报送和广告宣传实行文责自负制度。凡未填写《对外信息报送核准单》擅自外报信息、未填写《社会媒体来校采访登记单》擅自安排接待采访活动、未填写《广告投放登记审批单》擅自投放广告、未填写《印刷品制作登记单》擅自制作印刷品的，所造成的后果，由当事部门及当事人负责。

八、院办除负责对全校信息报送和广告宣传的审核、把关外，还负责对各类既成外宣活动进行备案归档管理，各系各部门应于第一时间将实际刊发的外宣稿（或印刷成品）递送一份给院办，作为存档之用。

以上规定自发文之日起执行。

【文号】沪建院办〔2006〕1号 【发文时间】2006年3月15日