各学院（系）、部门：

学校于2011年印发了《关于统一和规范编制全校各部门办事指南并同时做好办事指南网上信息公开工作的通知》（沪建院办〔2011〕14号），以进一步推进办事指南和网上信息公开工作，但在执行的过程中，部分环节未很好落实，目前仍未形成一套完整统一的办事指南体系。为提高办事效率，实施精细化管理，结合群众路线教育实践活动的开展，进一步改进机关作风形象，为师生提供更好服务，经校长办公会研究，将继续分阶段推进此项工作的实施，并对原通知中部分要求作出调整，现将本阶段有关安排通知如下：

一、阶段目标

实现师生在办事前可清楚查询、了解所有办事项目的程序和要求，方便办事前的准备；逐步减少审批事项，让师生办事少走弯路，不绕路，不来回奔波；部分办事项目实现网上办理。

二、办事指南编制

（一）梳理并明确办事项目

在本部门已具备的各类办事指南和2011年底办事指南项目梳理的基础上，各部门进一步进行梳理，修订、取消或增补相关办事项目，确定本部门最新的办事项目条目。

（二）逐条制订规范化办事指南

1.规范化办事指南的标准：

（1）办事项目名称简明；

（2）条款格式统一；

（3）条款表述的用语规范、统一、完整、易懂、无异议。条款主要包括：办事项目描述、办理机构（明确到具体受理人员和工号）、办理对象与资格（多个对象且流程差异大的，要分别编制）、携带或需事先准备的材料或填写的表格、表格下载、办理程序、办理期限、收费标准及收费依据（没有依据的不得收费）、办事依据（具体的文件名和文号）、查询方式、监督投诉方式；

（4）减少表格中的填写项目，简化审批流程环节；

（5）明确流程，每一个办事项目指南都要附有一个工作流程图。

2.分批实施，逐一编制。

三、办事指南公开

（一）主要公开方式

1.上网

统一格式、统一公布在指定网站（上海建桥学院信息公开网http://i.gench.edu.cn/）的指定栏目（信息公开网——办事指南）。

为避免重复发布，造成内容不一致，各部门、学院网站应同步建立相应的栏目，内容直接引用信息公开网办事指南页面内的内容。

2.上墙

由学校办公室统一制订设计版面格式，制作成办事指南项目公示牌，固定安置在办事场所的醒目位置。

3.查询设备或便条

在综合大楼一楼等处设置查询设备或办事指南便条供办事人自助查询或索取。

4.咨询服务热线

试办咨询服务热线，通过电话告知相关办事流程。

5.易班

加强与易班平台建设的衔接，提供多元查询服务渠道。

6.微信公众平台

利用“上海建桥学院微信公众平台（测试版）”（微信公众号为：shjqxy），完善功能，逐步实现手机查询。

7.办事人员公示

设置统一式样的办事人员公示牌、桌牌。

（二）完成时间及部门推进安排

1.与学生有关的办事项目

第一批（12月前）：教务处、财务处、办公室（后勤保卫）

第二批（14年1月前）：学生处、团委、办公室（除后保）

第三批（14年寒假前）：图书馆、组织部、外办、就业办

第四批（14年4月前）：其它、二级学院受理事项

2.与教师有关的办事项目

第一批（12月前）：教务处、财务处、人事处、组织部

第二批（14年1月前）：科研处、办公室、工会、资产处

第三批（14年寒假前）：图书馆、外办、供应处、其它

3.向考生及其它社会公众提供的办事服务

另行安排。

四、工作要求

目前学校大部分的办事项目还都停留在窗口人工受理、办理，服务标准、办事效率等不尽统一。规范做好办事指南的编制和公开工作是搞好管理服务的基础性工作，也是建设服务型机关、提高学校管理效能的有利抓手和突破口。各部门要高度重视，积极配合，以“师生满意”为宗旨，以学生为中心，共同推进落实此项工作。

各部门是办事项目受理、办理的主体，要热忱为师生提供温馨、便捷的办事服务；要主动研究办事规律、改进办事规范、精简办事流程、缩短办事时间，在具体的编制过程中，要注重细节，并从办事人员角度出发，检验流程；要加强信息化手段的使用，减少繁冗的表格填写项目，同时避免人工操作产生的错误及其它负面问题，对已经建设的应用系统要加快投入使用，并在使用的过程中不断完善需求，具备条件的要尽可能设立网上办事窗口。

本项工作具体推进过程中，如有任何意见和建议请及时和学校办公室沟通联系，以往通知要求中若与本通知不一致的，以本通知要求为准。

上海建桥学院

2013年10月31日

（联系人：徐皓刚、郑瑶涵；联系电话：58137893、38128012）